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电力物资采购过程中风险的产生与控制
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http://www.chinairn.com 发稿日期:2005-4-22
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- 中研网讯：
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1 电力物资采购过程中风险的产生
所谓采购风险，就是指在物资采购过程中，由于种种原因，导致所采购的物资无法按照合同或规定要求及时准确的送达现场，从而给整个工程实施在时间上和成本上造成巨大影响的各种不确定的因素的总和。在电力物资采购过程中，由于受到各种因素的影响，主要有以下几个方面潜在的风险：
1.1 质量风险
物资质量风险是指由于供应商没有或无法完全按照合同质量条款要求提供物资，导致所采购的物资在质量上与合同所规定的要求不一致，或者不能满足合同或通用规范的要求，从而使该物资无法应用于实际工程当中，给整个项目的实施造成严重的影响。
1.2 数量风险
电力公司是一个大型的系统化的企业，在生产、基建、营销等各个领域都在力争做到“零库存”，在物资采购过程中实行的是“以销订购”的方式，即根据计划用量进行物资采购工作，这一做法在很大程度上减少厂库存积压。降低了生产成本，但随之而来的数量上的风险也是不可避免的。由于大部分电力设备都是根据用户需要生产的，需要较长的生产周期，一旦采购的物资数量无法满足实际需要，就给整个工程造成影响。
1.3 交货时间风险
交货时间风险是指所采购的物资不能按照合同规定的时间按时交货，导致工程无法顺利进行，从而使施工进度严重滞后于计划工期。
随着全国范围的供电紧张现象的出现，各省、市电力公司都在加大电力基础设施建设的投入，电力物资采购数量也随之大幅度增加，一些专业电力设备生产厂家纷纷出现生产饱和现象，产品供不应求，小范围的卖方市场已经形成，传统的交货周期已经不适合现在的市场发展。因此，在制定采购计划时，如果不及时调整交货周期将难免会产生交货时间方面的风险。
1.4 运输风险
由于电力系统所需物资多种多样，采购范围遍布全世界，运输方式也有公路、铁路、船运、空运等多种方式，受外界不可抗力影响较大，出现各种风险在所难免。
1.5 资金风险
是指在物资采购过程中物资采购资金的安全因素和资金运作过程中因国际汇率变化而导致的风险。在电力物资的采购过程中，根据实际需要和供货商的要求，一般不得不采取一定比例预付款的付款方式。然而，这种方式风险较大，一旦供货商未按照合同规定履约，或受到其他客观因素影响，就会让本企业完全处于被动状态。
1.6 采购价格风险
是指由于市场原材料价格波动、关税、汇率等发生变化对所采购的物资价格所产生的影响，从而影响到整个工程的成本控制，增加支出，进而影响到企业的整体利益。
就电力系统而言，一个工程，从计划到签订合同再到交货需要很长的周期，而与之相关的电力物资原材料市场行情每天都在变动子无法预测，一旦交货时的市场价格同签汀合同时相差较多，无论高或低都会给物资采购过程带来巨大风险。
2 对于物资采购过程中潜在风险的预防及控制
2.1 完善物资采购管理制度，做到管理出效益
一般情况下，在电力生产、基建过程中，物资采购资金占到总投资的40%左右。因此，强化和规范物资采购管理，把好物资采购关，千方百计降低采购成本是至关重要的。以江苏省电网2003年基建项目为例，全年总投资131亿元人民币，其中物资采购支出约50亿，如能通过自身管理将采购成本下降1个百分点，其直接经济效益就是5000万元。加强物资采购管理，企业要建立健全内部规章制度，各个职能部门严格按照规章制度办理业务，加强内部沟通与交流，定期对工作进行跟踪、检查、考核，做到有法可依、有章可循，发现不符合实际的情况应及时作出更正。
物资采购管理部门要强化市场调研职能，及时了解市场信息，充分利用现代化设备，建立完善的物资采购管理供求网络，全面把握物资资源、质量、价格、供求情况。同时还要及时了解企业内部物资的使用以及保障状况，变静态管理为动态管理并及时针对反馈的内部信息进行调整，完善供应方式。为了实现对供应过程有效的控制，企业必须做好以下几方面的工作。
——基础工作。建立物资的技术、管理标准，为采购工作提供行为准则。
——计划工作。在科学决策基础上做好计飞，j的编制与组织，为招标、采购工作提供重要的依据。
——定价工作。通过集中招标、议标、询价比价等方式公平、公正、公开的确定产品价格，杜绝人为因素的影响。
——质量控制。通过各种途径，严把质量关，把质量风险控制到最小。
——合同管理。加强对合同的管理，避免因为合同界定不清而引发的经济纠纷。
2.2 加强供应商状况的管理，控制物资采购风险
越来越多的企业意识到了建立一个完善的供应商网络并对供应商状况进行管理的重要性。加强对供应商状况管理，不仅要了解供应商所提供物资的名称、规格、性能、质量、价格、供货方式，还应该深入了解供应商的生产情况、经营状况、资信度、声誉、服务质量、历史业绩等，并与其同行业进行横向比较，实行优胜劣汰制度。通过这种物流信息的对比，就可以在复杂的市场竞争环境中准确的找到优质低价、有保障的供应商，从而提高物资采购工作的效率和质量，将资金风险降到最低。
2.3 选择合适的采购方式
电力系统所需物资多种多样，对于不同的物资要采用不同的采购方式。这样既便于充分了解市场行情，掌握相关产品生产、资源情况。同时，通过比较鉴别，选择合适的供应商和供货方式，可以降低物资采购过程中的直接成本，在一定程度上控制采购过程中的风险。
一般来说，从控制企业支出、节约采购成本角度出发，物资的采购可以采用集中与分散相结合的方式：
一是对于大宗物资或大批量的货物，可采用集中招标、集中采购的方式。集中批量订货，可使企业享受到最优惠的价格，采购人员的订货频率降低，进一步节约管理经费和定购费用；同时有利于进行物资的宏观调配，减少物资储备，稳定进货渠道，加速企业资金周转。
二是对于一般物资可采用分散采购，由企业各二级单位根据自身情况通过招标或议标的方式进行采购。
在物资采购过程中，可以充分利用社会库存，实行“零库存”或“以厂为库，以库为厂”，避免因为重复采购所造成的资金占用量大、流动资金周转效率低下的状态。
2.4 加强合同管理，提高物资采购风险防范意识
签订经济技术合同是物资采购过程中最重要的环节，其目的是明确合同双方所应承担的权利、义务以及违约责任。
(1)要明确合同对方的授权范围
由于电力系统所需物资范围广，供应商较多，很多特殊物资的经营都需要有相应的权限，这就需要物资采购部门在签订合同之前对对方授权人的授权事项、授权权限、业务范围进行确认，避免无效合同产生。
(2)要把好合同签订关
物资采购部门尤其是经办人要认真学习合同法，了解经济合同的有关条款，认真进行分析、判断，明确合同双方的权利、义务和违约责任。通过双方协商，认真订立技术经济合同，特别是物资名称、数量、价格、技术要求、包装、运输、交货、检验、付款、违约责任等条款要进行明确的规定，选择准确的贸易术语，避免造成不必要的纠纷。
(3)建立完善的合同会审和监督机制
对每一份合同草签以后，应该按其具体内容根据相关规定进行严格的合同评审，从不同角度对合同的合理性提出修改意见，以确保每一份合同的合法性、科学性。合同签署完毕后，相关职能部门应该对其实施情况进行跟踪监督，一旦发现对方在合同执行过程中有异常现象要及时处理，必要时追究对方的违约责任，以维护本企业的合法权益，将合同风险控制到最小。
2.5 合理选择交货方式和运输保险，控制运输风险
在物资采购合同的签署过程中，要严格根据不同货物的具体性质，选择合理的运输方式，同时严格区分货物运输的责任范围、时间界定。需要本单位承担运输风险的，按照有关条款办理合理、足额的运输保险，以避免由于货物运输过程中的损坏或丢失给工程造成巨大的经济损失。
2.6 加强物资检验控制，把好质量关
在电力物资采购过程中，加强物资出厂前的检验，是防范采购过程中质量风险的重要措施和有力保证。对于货物的检验，既要使物资本身的技术要求和标准满足相应的通用标准，同时还要充分掌握工程项目对货物的具体要求和规定。这些检验除了要求供应商出具相应的检验证明外，也可以委托双方都认可的第三方检验并出具检验报告；对于特殊要求的物资，还可以委派相关技术人员进行生产监造，或在出厂前进行检验和验收，以达到在交货之前控制物资质量风险的目的。
2.7 严格业务流程，规范业务职能
在物资采购过程中，要加强采购程序建设，严格内部采购程序管理，建立一支高素质的业务经办人队伍。定期对从事采购的业务人员进行思想教育和业务培训，提高业务人员的业务水平以及防范风险的能力，自觉地将企业利益放在首位，确保电力物资采购工作顺利、有序的进行。
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